UFFICIO NOTARILE
notarile.miami@esteri.it
L’Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero (A.I.R.E.) è stata istituita con legge 27 ottobre 1988, n. 470 e contiene i dati dei cittadini italiani che risiedono all’estero. Essa è gestita dai Comuni sulla base dei dati e delle informazioni provenienti dalle Rappresentanze consolari all’estero.
L’iscrizione all’A.I.R.E. è un diritto-dovere del cittadino (art. 6 legge 470/1988) e costituisce il presupposto per usufruire di una serie di servizi forniti dalle Rappresentanze consolari all’estero, nonché per l’esercizio di importanti diritti.
PER ACCEDERE A TUTTI I SERVIZI NOTARILI E’ NECESSARIO UN DOCUMENTO DI IDENTITA’ ITALIANO VALIDO.
Il Settore Notarile fornisce unicamente i servizi indicati per la area di competenza, si prega di leggere attentamente le informazioni fornite per ogni atto nella pagina web.
Un appuntamento online è imprescindibile e necessario per ottenere l’erogazione dei seguenti servizi notarili:
– Autentica di firma;
– Autentica di fotografia;
– Autentica di traduzione.
Procedure da seguire per la firma di procure e atti notarili in questa circoscrizione:
- gli iscritti all’AIRE di questo Consolato potranno firmare la procura/atto notorio in questo Ufficio Notarile; la bozza della procura/Atto notorio dovrà essere redatta direttamente dal Notaio/legale italiano che finalizzerà l’atto in Italia.
Gli appuntamenti dovranno essere richiesti per email all’Ufficio Notarile: notarile.miami@esteri.it allegando la bozza della procura o altro atto notarile. - I cittadini USA e i cittadini italiani non iscritti all’AIRE dovranno seguire la procedura alternativa per l’autentica di firma davanti ad un Notary Public USA: la procura (la cui bozza dovrà essere redatta direttamente dal Notaio/legale italiano che finalizzerà l’atto in Italia), firmata dall’interessato alla presenza del Notary Public che ne autenticherà la firma, dovrà poi essere legalizzata, tramite apposizione dell’Apostille, emessa dal Department of State (dello Stato in cui il documento è stato emesso/firmato)
Di seguito le informazioni circa la procedura da seguire (vedasi procedura alternativa autentica di firma):
Recapiti degli uffici USA competenti al rilascio dell’Apostille nella nostra circoscrizione:
I documenti apostillati, se redatti in Inglese, devono essere tradotti in Italiano (a cura dell’interessato) e la traduzione deve essere certificata da questo Consolato:
Notary services are available only for Italian citizens registered in AIRE (with valid Italian passport)
IF YOU ARE ITALIAN AND REGISTERED IN AIRE:
It is mandatory to schedule an appointment with Notary Office, by email including a draft of your procura, edited by the Italian notary who will sign the final deed in Italy to: notarile.miami@esteri.it
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US CITIZENS AND ITALIAN CITIZENS NOT REGISTERED IN AIRE:
Foreign citizens and Italian citizens not registered in AIRE, should ask the Italian notary, who will sign the deed in Italy, for a draft of the power of attorney. This document can be signed before a US Notary Public.
The power of attorney must be legalized:
U.S. documents and certificates must be legalized with the Apostille (The Hague Convention of 10.5.1961) in order for them to be valid in Italy. The Apostille is issued by the Secretary of State (of the State where the document has been issued).
Competent USA offices for the Apostille in our jurisdiction: https://consmiami.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/servizi-per-il-cittadino-italiano/lapostille-nella-nostra-giurisdizione/
Furthermore, documents and certificates must be translated into Italian and the translation must be certified by an Italian Consular Officer. Info for certification of translation: https://consmiami.esteri.it/consolato_miami/en/i_servizi/per_i_cittadini/notarile/traduzione-apostille-e-certificazione.html
Formulari e Istruzioni disponibili:
• Facsimile di Autocertificazione
• Lista Traduttori e Interpreti
Le tariffe relative ai servizi offerti dall’ufficio notarile possono essere consultate al seguente link : Percezioni Consolari.
PROCURA
La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).
Le procure si dividono in due categorie:
- procure generali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato;
- procure speciali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.
Le procure devono essere redatte alla presenza di due testimoni, che l’interessato provvederà a individuare, non legati da vincoli di parentela con il mandante.
La procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte dalla legge per l’atto che il rappresentante deve concludere.
Chi intende conferire procura dovrà inviare copia dell’atto in formato word editabile all’indirizzo email: notarile.miami@esteri.it. Il richiedente dovrà quindi comparire personalmente presso gli Uffici di questo Consolato Generale, su appuntamento prenotato mediante Prenotami, munito di idoneo documento d’identità.
Anche la persona alla quale viene conferita procura (rappresentante), quindi, deve poter essere compiutamente individuata in base ai criteri di cui sopra.
Il pagamento può avvenire solo con apposito “Money Order”.
Laddove si tratti di conferire procure speciali per curare il trasferimento della proprietà o di altro diritto reale su beni immobili, questi devono essere, a loro volta, individuati con certezza, anche per il tramite della indicazione dei relativi dati catastali.
Nel caso di procure per successione, l’interessato deve altresì fornire il nome ed il cognome, la data ed il luogo di nascita, la data ed il luogo della morte, la cittadinanza, nonché l’ultimo indirizzo di residenza in vita della persona della cui successione si tratta.
L’atto notarile non può essere ricevuto dal funzionario consolare se non in presenza delle parti e, in alcuni casi, di due testimoni. È necessaria la presenza dei due testimoni nei seguenti casi: atti di donazione, convenzioni matrimoniali e le loro modificazioni; dichiarazioni di scelta riguardo il regime di separazione dei beni; nel caso in cui anche una sola delle parti non sappia o non possa leggere e scrivere; ovvero una parte o il funzionario consolare ne richieda la presenza.
ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE
L’attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario del Consolato ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:
- AUTENTICA DI FIRMA: consiste nell’attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato.
Per procedere all’autenticazione della firma, è necessario che il cittadino italiano iscritto all’AIRE si presenti personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento ed il proprio codice fiscale. - PROCEDURA ALTERNATIVA AUTENTICA DI FIRMA per cittadini italiani e cittadini stranieri residenti legalmente nella circoscrizione consolare: la firma deve essere autenticata da uno US Notary Public, in seguito deve essere acquisita l‘Apostille. Se si necessita di traduzione autentica vedere: Traduzione, Apostille e Certificazione di Conformita’ dei documenti stranieri.
- AUTENTICA DI FOTOGRAFIA: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.
L’AUTOCERTIFICAZIONE
L’IMPORTANZA DELLA AUTOCERITIFCAZIONE A SERVIZIO DEI CITTADINI
È una dichiarazione che l’interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i gestori di pubblici servizi.
Il 1° gennaio 2012 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di certificati e di dichiarazioni sostitutive, di cui all’art. 15 della legge 12 novembre 2011 n. 183. A decorrere da tale data i certificati avranno pertanto validità solo nei rapporti tra privati, mentre le Amministrazioni Pubbliche non potranno più chiedere o accettare i certificati, che dovranno essere sempre sostituiti da autocertificazioni.
Le norme sull’autocertificazione si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, nonché ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.
1. Dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46 DPR 445/2000) allegato
Possono essere comprovati, tramite dichiarazione, i seguenti stati:
- data e il luogo di nascita;
- residenza;
- cittadinanza;
- godimento dei diritti civili e politici;
- stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
- stato di famiglia;
- esistenza in vita;
- nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
- iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
- appartenenza a ordini professionali;
- titolo di studio, esami sostenuti;
- qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
- situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
- assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
- possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
- stato di disoccupazione;
- qualità di pensionato e categoria di pensione;
- qualità di studente;
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
- tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
- di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
- di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
- qualità di vivenza a carico;
- tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
- di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.
Nessuna imposta di bollo deve essere corrisposta dal cittadino quando l’uso dell’atto è esente, per legge, dalla stessa.
Le istanze e le dichiarazioni da presentare alla Pubblica Amministrazione possono essere inviate anche per fax e per via telematica.
2. Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) allegato
Gli interessati possono ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per tutti gli stati, fatti e qualità personali di cui siano a diretta conoscenza e che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione.
Tale dichiarazione può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la conformità all’originale di copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione, di copie di pubblicazioni, di copie di titoli di studio o di servizio, ovvero di copie di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:
- medici;
- sanitari;
- veterinari;
- di origine;
- di conformità CE;
- marchi o brevetti.
Qualora le amministrazioni abbiano dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 76 DPR 445/2000). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.
Modalità della dichiarazione sostitutiva di certificati:
la dichiarazione sostitutiva delle normali certificazioni si può fare scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Inoltre, è possibile trasmettere documenti, atti e certificati per E-mail alle Amministrazioni Pubbliche.
ATTI NOTORI
Gli interessati possono ricorrere all’autocertificazione per tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art.47 del DPR 445/2000.
Inoltre, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all’originale di una pubblicazione.
La dichiarazione sostitutiva di atti notori può essere fatta dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, ha a disposizione 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.
Validità delle dichiarazioni sostitutive di normali certificazioni e di atti notori:
le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).
Quali sono i casi in cui l’autocertificazione non è MAI ammessa
La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:
- medici; sanitari; veterinari; di origine; di conformità all’Ue; marchi; brevetti.
Casi in cui la Pubblica Amministrazione NON PUO’ più chiedere certificazioni ai cittadini:
- Nel caso in cui si debba certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza. In questi casi sarà sufficiente esibire un documento di riconoscimento. La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso. Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.
Sanzioni per i cittadini che forniscono dichiarazioni non veritiere:
- Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari. Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi in materia. Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.
Documenti di riconoscimento e di identità
- In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità esso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta di identità:
– Il passaporto; La patente di guida; La patente nautica; Il libretto di pensione; Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; Il porto d’armi; Le tessere di riconoscimento rilasciate da un’Amministrazione dello Stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.
- Nel caso il documento sia scaduto, esso può essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono cambiati.