La rete degli Uffici diplomatico-consolari all’estero effettua periodicamente una mappatura delle Associazioni operanti nelle rispettive circoscrizioni compilando un registro/database delle Associazioni che assume rilevanza giuridica specialmente in occasione dell’elezione dei membri del CGIE successiva a quella dei Com.It.Es.; l’art. 13, comma 1, della Legge 368/89, modificato dalla Legge 198/98, prevede infatti che all’assemblea elettiva partecipino rappresentanti delle Associazioni registrate. Il DPR 329/98, regolamento applicativo delle citate leggi sul CGIE, prevede all’art. 7 che le Associazioni, i cui rappresentanti possono essere designati come membri delle assemblee elettive, “devono essere iscritte in apposito registro presso la rappresentanza diplomatica o consolare da cui risultino la data di costituzione, le finalità statutarie, il capitale sociale e i nominativi dei rappresentanti legali. Esse devono essere operanti nel Paese da almeno cinque anni”, in aderenza al concetto di stabilità nel tempo delle stesse e a garanzia e riprova del loro radicamento nella realtà in cui si trovano ad operare.
Per quanto riguarda i Com.It.Es., la Legge 286/2003 ed il DPR 395/2003 prevedono un ruolo attivo delle Associazioni iscritte in apposito registro nella nomina dei membri cooptati (art. 7 Legge 286/2003), dei membri del Comitato Elettorale Circoscrizionale (art. 16 Legge 286/2003) e dei membri dei Com.It.Es. non elettivi (art. 23
Legge 286/2003).
Per poter essere registrate da questo Consolato Generale le associazioni devono soddisfare una serie di requisiti formali e sostanziali, dettagliati nella circolare del Ministero degli Affari Esteri n. 2 del 9 ottobre 2013.
La predetta circolare precisa che:
- spetta alle Associazioni richiedere l’iscrizione nel registro/database tenuto dall’Ufficio consolare di riferimento. Non è prevista la registrazione d’ufficio;
- copia dello Statuto dell’Associazione dovrà essere conservata agli atti dell’Ufficio consolare;
- al fine della verifica della rappresentatività e dell’operatività, le Associazioni devono regolarmente informare per iscritto, almeno una volta l’anno, l’Ufficio
consolare delle attività svolte nel corso dell’anno e della convocazione della loro Assemblea annuale, nonché delle eventuali variazioni nelle cariche sociali; - l’Associazione può essere cancellata dal registro/database – oltre che quando il numero dei soci diventa inferiore al numero minimo richiesto – per sopravvenuto
scioglimento o per richiesta esplicita dei legali rappresentanti dell’Associazione stessa. Inoltre, qualora le attività previste dallo Statuto dell’Associazione risultino,
dalla comunicazione di cui al precedente punto 3 o da verifiche successivamente condotte dall’Ufficio consolare, inesistenti o irrilevanti, l’Associazione verrà cancellata dal registro/database a cura dell’Ufficio consolare di riferimento che ne darà comunicazione scritta all’Associazione stessa. Nei casi dubbi l’Ufficio consolare potrà far ricorso al parere, non vincolante, del rispettivo Com.It.Es..
Al momento non risulta soddisfare i predetti requisiti o aver finalizzato il processo di registrazione alcuna associazione.